20.02.2024
Évènements
Comment organiser un pot de départ réussi ? Les étapes à suivre !
Le départ d’un collègue est souvent un moment triste, qu’il reste indispensable de célébrer.
Un pot de départ est ainsi l’occasion parfaite de faire honneur aux nombreux moments de complicité partagés au fil des années avec un collègue, de souligner la valeur ajoutée qu’il a apportée à l’entreprise, et in fine de créer des nouveaux souvenirs ensemble durant un évènement mémorable.
Toutefois, comme tout évènement, un pot de départ réussi demande une organisation minutieuse et stratégique. Voici les principales étapes à suivre pour assurer le succès de votre pot de départ et marquer les esprits de tous les participants !
Étape n°1 : Fixez la date et l’heure
Première étape incontournable : fixer la date et l’heure du pot de départ !
Malgré le fait que cela paraisse évident, vous seriez surprise du nombre de pots de départ qui traînent en longueur et finissent par ne jamais voir le jour en raison de l’absence de date fixée.
Une date et une heure précises permettent de concrétiser l’évènement, d’avertir les collègues afin qu’ils notent la date dans leur agenda, puis de finaliser l’organisation de l’évènement en fonction des nombreux aspects logistiques nécessaires (restauration, animations …).
Commencez par tenir compte du calendrier professionnel général.
Évitez par exemple les périodes chargées durant lesquelles de nombreux collègues pourraient être indisponibles en raison de réunions importantes, de projets urgents ou de déplacements professionnels.
Optez plutôt pour une date qui permettra une participation maximale, assurant ainsi une célébration chaleureuse et inclusive.
Ensuite, en fonction de la culture d’entreprise et des habitudes de vos collègues, choisissez entre un pot de départ en fin de journée en semaine ou une option plus détendue en soirée pendant le week-end.
L'heure de l'évènement doit également être prise en considération. Un pot de départ en début de soirée peut être idéal pour permettre aux collègues de se détendre après le travail, tandis qu'un déjeuner peut offrir une atmosphère plus simple et décontractée.
Étape n°2 : Déterminez un budget réaliste en amont
L’étape suivante consiste à déterminer un budget réaliste en amont.
Cela permet de façonner l'ensemble de la planification de votre pot de départ en influençant directement les choix relatifs au lieu, aux animations, à la restauration voire même aux éventuels cadeaux prévus.
Le fait d’établir un budget réfléchi en amont garantit la bonne gestion financière de l’évènement, pour une célébration en toute sérénité.
L’idée est de prendre en compte l’ensemble des coûts associés au pot de départ (boissons, nourriture, musique, animations, cadeaux de départ …) tout en prévoyant une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévus.
Étape n°3 : Choisissez le lieu idéal pour un pot de départ
Le choix du lieu pour un pot de départ est l’une des autres étapes stratégiques à même de considérablement influencer l'ambiance de l’évènement.
Objectif : sélectionner le lieu idéal en fonction des besoins spécifiques pour un pot de départ réussi, des préférences de la personne partante ou encore de la dynamique de l’équipe.
Par exemple, si la personne partante apprécie une atmosphère intime et décontractée, l’Atelier s’avérera parfait pour assurer un cadre feutré sur-mesure.
A contrario, si vous êtes plutôt à la recherche d’un lieu original, atypique et doté de différents espaces pour permettre aux participants de librement circuler et échanger, vous serez séduit par les Voûtes avec leur prodigieux mélange d’architecture et d’art.
Autre aspect à prendre en compte : la proximité du lieu du pot de départ par rapport au travail ou encore au domicile de la personne partante.
Choisissez un emplacement facilement accessible pour garantir la participation maximale de l’ensemble des collègues, notamment si l’évènement se déroule en dehors des heures de travail.
Étape n°4 : Réservez nourriture et boissons
Malgré le fait qu’il s’agisse d'une nécessité logistique, la réservation de la nourriture et des boissons d’un pot de départ permet d’ajouter une touche significative à l'expérience globale de l'évènement.
Pour cela, tenez compte des préférences de la personne partante mais également des goûts des participants, dans le but de créer une ambiance conviviale et festive à même de renforcer les liens entre collègues.
N’oubliez pas de relever les éventuelles allergies ou intolérances, et surtout de proposer de nombreuses options de plats et de boissons afin que chaque participant se sente parfaitement à l’aise.
La sélection des boissons est tout aussi importante. Pensez à proposer à la fois des boissons alcoolisées et non alcoolisées pour satisfaire tous les goûts.
Si la personne partante a une boisson préférée, assurez-vous de l'inclure dans la sélection pour rendre l'évènement encore plus personnalisé.
Étape n°5 : Pensez à la musique et aux divertissements
Afin d’assurer le côté festif du pot de départ, il ne faut pas sauter l’étape de la musique et des divertissements.
Pour concrétiser cette étape, n’hésitez pas à consulter la personne partante pour connaître ses genres musicaux préférés et ses chansons emblématiques. Intégrez alors ces musiques dans la playlist du pot de départ pour optimiser l’ambiance de l’évènement.
Toutefois, pensez également à prendre en compte la variété des goûts musicaux au sein de l'équipe. L’objectif reste de créer une playlist diversifiée qui inclut aussi bien les chansons préférées de la personne partante que les différents styles musicaux de l’ensemble des participants, ce qui permettra d’assurer une ambiance festive tout au long du pot de départ, sans participant restant assis dans son coin par manque d’intérêt pour l’ambiance.
Si l'espace disponible dans le lieu réservé le permet, envisagez d'intégrer des divertissements en direct, ce qui peut inclure un groupe de musique, un DJ, ou même des performances artistiques pour ajouter une dimension vivante à l’évènement.
Assurez-vous que ces divertissements correspondent à l'ambiance que vous souhaitez créer, une ambiance louge ou au contraire une piste de danse enflammée n’ayant pas les mêmes caractéristiques.
Étape n°6 : Sélectionnez les personnes à inviter
La préparation de la liste des invités est un incontournable. Pour sélectionner les bonnes personnes à inviter à un pot de départ, il est recommandé de d’abord s’adresser à la personne partante.
Cette dernière pourra vous éclairer sur les collègues avec lesquels elle entretient des liens solides ou a partagé des moments professionnels marquants.
Tenez également compte de la taille de l'équipe et de la nature de l'évènement. Si le pot de départ est une célébration intime, concentrez-vous sur les collègues les plus proches et les amis personnels.
Pour des pots de départ de plus grande envergure, comme ceux organisés au sein de grandes entreprises, assurez-vous que la liste d'invités est représentative de l'ensemble des départements et des équipes avec lesquels la personne partante a interagi.
Autre astuce : envisagez d'inviter des collègues retraités ou d'anciens membres de l'équipe avec lesquels la personne partante a partagé des projets significatifs.
Leur présence peut ainsi ajouter une dimension nostalgique au pot de départ et significativement valoriser les relations professionnelles durables.
Étape n°7 : Envoyez les invitations
Étape suivante : envoyer les invitations dans les temps !
Après avoir soigneusement établi la liste d'invités, la prochaine étape consiste ainsi à envoyer les invitations pour garantir une participation optimale mais également pour créer une anticipation positive autour de la célébration à venir.
Vous pouvez alors choisir une méthode d'invitation en ligne ou sur papier en fonction de la nature de l’évènement et des préférences de la personne partante.
Les invitations virtuelles sont pratiques et respectueuses de l'environnement, tandis que les invitations sur papier peuvent apporter un charme supplémentaire à l’évènement à venir.
Pensez à intégrer des éléments visuels qui reflètent le thème de l'évènement et pourquoi pas la personnalité de la personne sur le départ.
Si l'évènement comporte des activités spéciales ou des surprises, teasez-les subtilement dans l'invitation afin d’éveiller la curiosité des participants, ce qui ne fera que renforcer l'excitation générale entourant le pot de départ.
Étape n°8 : Lancez une cagnotte en guise de cadeau de départ
De nos jours, un pot de départ est systématiquement accompagné d’une cagnotte en ligne en guise de cadeau de départ.
Pour assurer la réussite de votre pot de départ et permettre à tout un chacun de participer au cadeau de départ commun, pensez donc à lancer une cagnotte en amont du pot de départ. L’idée est que chacun puisse librement participer au cadeau de départ de la personne concernée en fonction de ses moyens et de son lien affectif avec elle.
Or, pour qu’une telle cagnotte en ligne soit réellement efficace, il est recommandé de l’ouvrir plusieurs semaines avant le pot de départ en lui-même. Cela permet à l’ensemble des participants de verser leur contribution dans les temps, sans urgence, tout en laissant le temps aux organisateurs de décider de l’utilisation de cette cagnotte (achat d’un cadeau commun ou mise à disposition des fonds pour la personne sur le départ).
Par exemple, si la personne partante exprime le souhait de se lancer dans un nouveau loisir comme la photographie, la cagnotte peut être orientée vers l'achat d'un appareil photo de qualité.
Veillez également à choisir une plateforme de cagnotte en ligne adaptée et facile d'utilisation. Optez pour une plateforme sécurisée qui offre des fonctionnalités simples de contribution et de suivi des participations. Certaines plateformes permettent aussi de créer des messages personnalisés pour que chaque collaborateur puisse ajouter une touche personnelle à sa contribution.
Enfin, encouragez la créativité dans les contributions. Certaines personnes pourraient préférer donner une somme d'argent, tandis que d'autres pourraient souhaiter ajouter une anecdote personnelle ou un message chaleureux. Favorisez ainsi une variété de contributions afin de rendre la cagnotte aussi diversifiée et significative que l'équipe elle-même.
Étape n°9 : Préparez un discours
Un pot de départ n’est pas un pot de départ sans discours !
Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un discours soigneusement préparé permet de considérablement enrichir le pot de départ en témoignant de la gratitude et de l'appréciation de l'équipe envers la personne qui s'en va.
Bien plus qu'une simple formalité, un discours bien conçu permet d’ajouter une dimension émotionnelle à l’évènement, de créer des souvenirs durables, tout en exprimant de manière authentique l'impact de la personne partante sur l’équipe.
Vous pouvez notamment mettre en avant les réalisations professionnelles de la personne partante, ses qualités personnelles qui ont marqué l'équipe, et bien sûr les moments forts partagés au cours de sa carrière.
N’oubliez pas d’ajouter des anecdotes personnelles et des témoignages de collègues pour rendre le discours d’autant plus authentique et émotionnel.
Étape n°10 : Valorisez un maximum la personne quittant l’entreprise
Enfin, il faut garder à l’esprit qu’un pot de départ réussi permet avant tout de créer un hommage vibrant à la personne partante.
Par exemple, vous pouvez prévoir des temps dédiés à la mise en avant de la personne partante au cours de l’évènement. Il peut s'agir d'une séquence spéciale pendant le discours, d'une vidéo rétrospective, ou encore d'une série de témoignages individuels. L'objectif est de créer un moment où l'attention est entièrement tournée vers la personne sur le départ.
Pour cela, collaborez étroitement avec l'équipe pour recueillir des messages, des anecdotes et toute sorte de témoignages pertinents, en n’hésitant pas à solliciter les collaborateurs provenant d’autres départements.
