02.10.2024
Évènements
Repas de fin d'année en entreprise : Comment l'organiser ?
Le repas de fin d’année en entreprise est un moyen simple de réunir les équipes dans un lieu neutre, afin de renforcer les liens entre les collaborateurs, mais aussi pour les remercier des succès et du travail accompli.
Cette tradition est de plus en plus adoptée en France, et il existe des sociétés spécialisées dans l’organisation de ces évènements. C’est le cas de Reeve, qui offre des services personnalisés, et uniques selon les besoins et les attentes des entreprises.
Lieux de réception, repas, mais aussi conciergeries ou encore régisseurs et chefs de projets, les équipes sont complètes pour un service et des prestations de haute qualité, et pour garantir l’organisation d’un repas d’entreprise de fin d’année original.
Pourquoi organiser un repas de fin d’année en entreprise?
Les avantages pour l’employeur et les collaborateurs
Organiser un repas de fin d’année en entreprise possède de nombreux avantages. C’est l’occasion de réunir les équipes de façon festive, dans un autre contexte que celui du travail. Cela comporte un impact positif sur les collaborateurs, qui se sentent considérés et remerciés à la hauteur du travail fourni.
Le repas de fin d’année permet de :
- Renforcer les liens entre les collaborateurs et l’employeur, dans un contexte neutre, où tout le monde est considéré à la même échelle
- Célébrer les réussites et les défis de l’année, en mettant en avant les succès de l’entreprises, ou encore les équipes qui ont fourni un travail de qualité tout au long de l’année
- Favoriser la cohésion d’équipe et l’esprit d’entreprise, grâce à des regroupements dans des lieux propices à l’échange et la communication
- Offrir une occasion de détente et de convivialité, avec la mise en place d’animation et/ou d’activités ludiques et amusantes
Une tradition multiséculaire
Le repas d’entreprise de fin d’année est une tradition qui remonte à plusieurs siècles. Elle est apparue dès le XIXè siècle en Angleterre et en Amérique, où les entreprises se réunissaient au départ pour des repas de Noël.
Elle s’est ensuite répandue en France vers le XXème siècle, et est devenue un rassemblement presque incontournable pour célébrer la fin de l’année et se préparer à l’année suivante dans une ambiance conviviale et joyeuse.
Pour les employés comme pour les supérieurs hiérarchiques, le repas de fin d’année est aujourd’hui vu comme un moment où les barrières hiérarchiques n’existent plus, et où tous les collaborateurs peuvent échanger librement, sur d’autres sujets que le contexte professionnel.
Le fait de se retrouver autour d’un repas, dans un lieu neutre et propice à la communication est aussi un moyen d’offrir un moment de détente aux équipes qui ont travaillé dur toute l’année, mais aussi de valoriser les succès et les réussites accomplies.
Quand et comment organiser le repas de fin d’année d’entreprise?
Choisir la date en amont
Il est important de choisir la date du repas de fin d’année suffisamment à l’avance afin de garantir la disponibilité de tous les collaborateurs. C’est aussi primordial pour planifier tous les détails de l’évènement, et réserver les différents prestataires qui organiseront le repas : réservation dans un restaurant, d’une salle de réception, d’un traiteur…
Afin de trouver une date qui correspond potentiellement à tous les collaborateurs, il est conseillé de vérifier si aucun déplacement, réunion ou contrainte extérieure n’est prévue à ce moment-là.
Bien que le repas de fin d’année ne soit pas obligatoire, tous les membres du personnel doivent avoir le choix et la possibilité d’y participer.
Définir un budget réaliste, mais conséquent
Avoir un budget consacré au repas de fin d’année est indispensable pour prévoir un évènement de qualité. En planifiant les dépenses, l’évènement a plus de chances d’être réussi.
Le budget peut varier en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre de salariés, du lieu ou encore des activités prévues.
Les organisateurs doivent prendre en compte chaque aspect de l’évènement dans le budget : le lieu, le traiteur ou le restaurant, les éventuelles sorties ou animations prévues….
En fixant un budget en amont, l’entreprise est sûre de ne pas le dépasser et de mettre en place un projet de fin d’année réalisable.
Choisir le lieu et le type de repas
Le lieu, mais aussi le type de repas doivent également être définis à l’avance. Apéritif dînatoire, repas assis, lunch, cocktail.. Les possibilités sont multiples. L’ambiance peut dépendre en grande partie du type de repas choisi.
Les organisateurs doivent prendre en compte les préférences de chacun pour créer un évènement qui convienne au plus grand nombre.
Par exemple, en choisissant un lieu facile d’accès, non loin du lieu de travail ou encore en privilégiant des horaires où tous les collaborateurs sont disponibles pour s’y rendre.
Idées de repas en entreprise de fin d’année
Le choix du thème
Les repas à thèmes sont tendances pour les regroupements d’entreprise en fin d’année. C’est un moyen de créer une atmosphère festive et de rendre l’évènement encore plus mémorable. Soirées déguisées, code couleur, défis à relever…
Les options sont multiples et permettent aux collaborateurs de se réunir dans une ambiance joyeuse et chaleureuse, pour un repas de fin d’année d’entreprise original.
Optez pour la décontraction en proposant un buffet
Le buffet libre peut être une excellente option pour un repas d’entreprise de fin d’année. Il est moins formel qu’un repas assis, et permet aux différents collaborateurs de pouvoir discuter ensemble et pourquoi pas de se rencontrer.
Au niveau du repas, ils sont libres de se servir à leur guise et de choisir ce qu’ils aiment. Le buffet est un moyen simple de satisfaire tout le monde.
Organisez des dégustations à l’aveugle
Parmi les différents types d’animations phares des repas d’entreprise, les dégustations à l’aveugles sont incontournables. Amusante et interactive, cette activité permet aux collaborateurs de découvrir de nouveaux plats et de partager leurs impressions.
C’est un challenge ludique à mettre en place en équipes ou en individuel, avec pourquoi pas une récompense à la clé.
Les étapes pour organiser votre repas de fin d’année
Communiquer efficacement
Il est essentiel de communiquer en amont avec les collaborateurs pour garantir leur participation et leur engagement envers l’évènement d’entreprise.
Les organisateurs doivent les mettre à l’aise, et prendre en compte leurs besoins et leurs envies en termes de lieu, de repas ou de type d’animation afin que tout le monde se sente considéré.
Pour favoriser la disponibilité de chacun, les invitations doivent être envoyées à l’avance, et contenir tous les détails pratiques.
Cela permet aux participants de s’organiser en fonction de leur contexte familial ou encore de leur moyen de se rendre sur le lieu du repas.
Gérer la question de l’alcool
Les organisateurs sont responsables de la mise à disposition d’alcool lors du repas de fin d’année d’entreprise.
Ils doivent donc prendre des mesures pour que chaque collaborateur consomme de manière responsable, et éviter les excès qui pourraient avoir des conséquences négatives.
Prévoir les animations
Les animations, activités et jeux peuvent aider à créer une atmosphère festive et à rendre l’évènement plus mémorable.
Ils peuvent inclure des concours, spectacles ou encore des défis à réaliser, seuls ou en équipes, pour renforcer les liens et pousser les participants à se dépasser dans la joie et la bonne humeur.
Les animations sont idéales pour briser la glace entre les collaborateurs, boostent l'ambiance festive et favorisent les interactions.
Elles peuvent être organisées en début de soirée par exemple, pour rendre l’accueil plus chaleureux et convivial.
Le rôle du CSE dans l’organisation du repas de fin d’année d’entreprise
Le lieu de la fête du personnel
Le Comité Social et Economique peut jouer un rôle important dans l’organisation du repas de fin d’année d’entreprise.
Il peut définir le lieu, le type de regroupement ou encore les activités prévues. C’est un moyen de réduire les coûts et de se réunir dans un lieu connu par les collaborateurs.
Le budget des fêtes de fin d’année
Le CSE peut également être responsable de la gestion du budget pour le repas de fin d’année. Planification des dépenses, gestion des réservations…
Le CSE peut gérer les détails techniques, aider les organisateurs à prévoir un évènement unique et adapté aux besoins des collaborateurs.
Comment rendre le repas de fin d’année inoubliable?
Proposez des activités de Team Building
Les activités collectives de Team Buildings sont idéales pour créer une cohésion d’équipe lors d’un repas de fin d’année. Cette méthode venue des Etats-Unis est de plus en plus en vogue dans les entreprises françaises qui souhaitent renforcer les liens entre les collaborateurs.
Le Team Buildings peut être organisé de plusieurs manières : jeux, concours, défis, performances sportives etc… Le but est de réunir tout le monde dans un exercice simple et ludique.
Ce type d’animation permet d’installer une bonne ambiance au sein des groupes, et de créer des souvenirs inoubliables.
Faire venir un photographe
L’intervention d’un photographe lors d’un repas d’entreprise de fin d’année permet d’aider à capturer les moments les plus importants de l’évènement, afin que les participants puissent en garder un souvenir impérissable.
Cela peut inclure des photos de groupe, des portraits, des moments de vie par exemple. Ensuite, l’entreprise peut mettre les photos à disposition des collaborateurs qui le souhaitent.
Proposer des massages en entreprise
La mise en place de massages en entreprise peut aider à réduire le stress et à améliorer la détente des collaborateurs.
Chaque personne est libre de participer ou pas à ce type d’atelier, et de choisir sa zone favorite : massage de tête, de dos, des pieds, des mains…
Ce type de service peut aider les employés à se sentir mieux au quotidien.
Les erreurs à éviter
Pour garantir la réussite d’un repas d’entreprise de fin d’année, il est important de connaître les erreurs à éviter. Cela permettra de créer un évènement mémorable et apprécié de tous :
- Ne pas définir d’objectif clair : le repas d’entreprise doit avoir un ou plusieurs objectifs précis, comme par exemple célébrer un succès, renforcer l’esprit d’équipe, remercier les collaborateurs… C’est un élément indispensable pour choisir un format ou un contenu adapté.
- Ignorer les attentes des participants : avant d’organiser l’évènement, il est conseillé de demander l’avis des participants, en effectuant des sondages par exemple.
- Mal gérer le budget : le budget est un élément important lors de l’organisation d’un évènement. Il est important de le prévoir en amont, tout en gardant une marge en cas d’imprévus.
- Choisir un lieu inadapté : le lieu qui accueille un repas d’entreprise de fin d’année doit être adapté au nombre de personnes présentes, aux activités prévues, au type de repas… C’est un choix primordial qui joue un rôle majeur concernant le bon déroulement de l’évènement.
- Sous-estimer l’importance du timing : l’évènement doit être planifié au maximum afin de garder un bon rythme pour tous. Par exemple, les temps de repas, d’activités, d’animations ou encore de discours ou cérémonies doivent être organisés.
- Négliger les animations : elles permettent d’améliorer la communication entre les collaborateurs, et de développer leur esprit d’équipe dans une bonne ambiance.
Alternatives au repas de fin d’année
Des alternatives pour les entreprises de petite taille
Les entreprises de petite taille peuvent avoir des besoins et des ressources différents. Elles peuvent donc prévoir des évènements plus restreints, adaptés à leurs collaborateurs et à leur budget.
Par exemple, les alternatives les plus simples à réaliser sont des déjeuners, des dîners ou encore des activités de loisirs abordables, adaptées aux petites équipes.
Des alternatives pour les entreprises avec un budget limité
Pour les entreprises qui ont un budget limité, il est possible par exemple d’organiser un petit déjeuner ou un goûter sur le lieu de travail, afin de pousser les collaborateurs à communiquer entre eux avant ou après leurs heures de travail. C’est une alternative peu coûteuse et facile à mettre en place.
Evaluation du succès
Les critères de succès
Il est essentiel de définir des critères de succès pour évaluer le succès de l’évènement.
Cela permet aux organisateurs de se rendre compte si les participants ont apprécié le moment, et de s’ajuster en cas de besoins pour les années suivantes.
Ces critères peuvent inclure des indicateurs tels que la participation, la satisfaction, ou la qualité des relations par exemple.
Les indicateurs de performance
Les indicateurs de performance aident également à évaluer le succès de l’évènement. Ils incluent le nombre de participants, le taux de satisfaction, la qualité des communications…
Des sondages ou questionnaires de satisfaction peuvent être effectués après l’évènement pour obtenir l’avis des collaborateurs présents à l’évènement.
Conclusion
On résume les étapes pour un repas réussi
Pour un repas de fin d’année en entreprise réussi, il est important de suivre quelques étapes principales lors de l’organisation :
- La planification et les invitations
- Le lieu et le type d’évènement
- Le budget
- La communication
- La gestion de l’alcool
- Les animations
L’organisation d’un repas de fin d’année en entreprise permet de réunir les collaborateurs dans une ambiance conviviale et chaleureuse, pour un moment inoubliable !
Faites appel à Reeve pour l’organisation de votre prochain repas de fin d’année en entreprise !
