11.06.2024

Évènements

Comment réussir l’organisation de sa conférence d’entreprise ?

Organiser une conférence d’entreprise réussie est un art subtil. Pour y parvenir, il est indispensable de planifier le moindre détail de l’évènement, du choix du lieu à la logistique générale, en passant par le budget global de l’évènement.

Chez Reeve, nous comprenons le rôle clé que joue chaque détail de cette organisation. C’est pour cela que de la sélection de la salle de conférence idéale à Paris à l’accompagnement personnalisé par nos équipes de Reevers, chaque étape est pensée pour vous offrir une expérience sur-mesure.

Découvrez comment allier efficacité et convivialité pour un impact durable sur vos collaborateurs et partenaires !

Définition des objectifs de la conférence

Afin d’organiser une conférence réussie, la première étape incontournable consiste à définir ses objectifs.

Les objectifs de la conférence vont alors directement influencer chaque aspect de l'organisation de l'évènement. Le fait de clarifier les buts et attentes dès le départ permet non seulement d'orienter le contenu et les interventions, mais aussi de déterminer le format et les activités qui seront les plus efficaces.

Par exemple, souhaitez-vous renforcer la cohésion d’équipe, présenter de nouvelles stratégies, ou attirer des clients potentiels ? En ayant des objectifs clairs, vous serez d’autant plus à même de mettre au point un programme de conférence pertinent, de sélectionner les intervenants adaptés et in fine de mesurer le succès de votre conférence.

Choix du thème et des intervenants

Le choix du thème et des intervenants est tout autant fondamental pour le succès de votre conférence d’entreprise.

Sélectionner un thème porteur implique de prendre en compte les enjeux actuels de votre secteur, les intérêts de votre audience mais également les objectifs définis pour l'évènement. Un thème pertinent saura ainsi capter l'attention, susciter l'engagement et favoriser des discussions enrichissantes parmi les participants.

Quant aux intervenants, leur expertise et leur capacité à communiquer efficacement sont des atouts majeurs. On entend par là que des spécialistes reconnus et charismatiques capables de captiver l’auditoire sont des candidats parfaits pour introduire des perspectives innovantes lors de votre conférence.

Retenez une chose : un tel duo thème-intervenants est la clé pour une conférence inspirante et impactante !

Quelles sont les étapes de l’organisation d’une conférence ?

Choix du lieu et date

Le choix du lieu et de la date est bien évidemment déterminant pour assurer le succès de votre conférence. Pour vous aider à faire votre choix pour une conférence à Paris, voici les atouts phares des différents lieux proposés par Reeve :

L'Atelier : Avec ses 110 m², L'Atelier allie espace, lumière et modularité. Doté d'une grande verrière, il offre une ambiance à la fois industrielle et moderne, idéale pour des conférences de grande envergure. Son agencement flexible permet de plus d’accueillir jusqu’à 40 personnes, avec des équipements audiovisuels de haute qualité pour des présentations percutantes ;
Le Loft : Un espace de 110 m² au design contemporain, parfait pour des évènements dans un cadre exceptionnel. Le Loft offre une ambiance feutrée avec des matériaux nobles et une décoration vintage, sa capacité d’accueil jusqu'à 50 personnes et ses installations techniques avancées vous garantissent une expérience à la fois immersive et engageante ;
Les Voûtes : Nichées sous des arcs historiques, Les Voûtes offrent 200 m² d’espace unique alliant caractère et fonctionnalité. Ce cadre original et inspirant, avec ses murs en pierre et son éclairage tamisé, est idéal pour des conférences exclusives et des présentations haut de gamme. La capacité de 80 personnes (en configuration en cocktail) et les équipements modernes en font un choix d’autant plus intéressant ;
L'Appartement : Enfin, avec ses 170 m², L'Appartement saura vous charmer par son cadre élégant et raffiné, typique des intérieurs parisiens. Parfait pour des conférences privées, il peut accueillir jusqu’à 60 personnes dans une ambiance unique en son genre et particulièrement chaleureuse. Les espaces modulables, combinés à une technologie de pointe, finiront de vous séduire !

Pour organiser votre événement d'entreprise avec succès, optez pour la location de salle de séminaire à Paris proposée par Reeve, offrant des espaces élégants et parfaitement équipés pour répondre à tous vos besoins !

Découvrir nos lieux

Gestion des prestataires

Une conférence est forcément synonyme de gestion des prestataires pour garantir son bon déroulement.

Une coordination efficace entre les différents fournisseurs, tels que les traiteurs, les techniciens audiovisuels, les décorateurs et les agents de sécurité, permet d'assurer que chaque aspect de l'événement se déroule sans accroc. Or, avant cela, il est indispensable de choisir des prestataires fiables tout en maintenant une communication fluide avec eux dans le but d’anticiper et de résoudre rapidement les éventuels problèmes.

Sur ce point, il faut savoir que les équipes de Reeve vous assistent de A à Z dans la réservation et la gestion des fournisseurs de la conférence, notamment les traiteurs ! À la clé : une conférence réussie, sans stress et sans mauvaises surprises.

Promotion de la conférence

Contre toute idée reçue, la promotion de la conférence est une étape incontournable pour maximiser la participation et assurer le succès de votre évènement.

Dès lors, le fait d’utiliser une stratégie de marketing et de communication efficace permet d’atteindre une audience large et ciblée :

Commencez par créer un site web dédié à l'évènement, avec des informations détaillées et des options d'inscription faciles (il peut s’agir d’un simple formulaire informatif temporairement actif) ;
Exploitez les réseaux sociaux pour générer de l'enthousiasme et partager des mises à jour régulières ;
Envoyez des newsletters attractives et personnalisées afin d’engager directement les participants potentiels ;
Collaborez avec des partenaires voire même des influenceurs pour réussir à étendre votre portée ;
Enfin, utilisez des publicités en ligne ciblées pour toucher des audiences spécifiques. Une promotion bien orchestrée attirera ainsi davantage de participants !

Le jour J : coordination et gestion des imprévus

Le jour J, assurer une gestion fluide de votre conférence et être prêt à gérer les imprévus nécessitent une organisation rigoureuse, mais également des techniques et astuces efficaces :

Réunion de briefing matinale : Organisez une réunion avec toute l'équipe pour passer en revue les tâches, les horaires et les responsabilités de chacun ;
Check-list détaillée : Utilisez une check-list pour vérifier que tous les aspects logistiques et techniques sont en place, des installations audiovisuelles à la disposition des sièges ;
Points de contact clés : Pensez à désigner des points de contact pour chaque aspect de l'évènement (accueil, restauration, technique) afin de centraliser la communication et faciliter la résolution des problèmes ;
Coordination des prestataires : Assurez-vous que tous les prestataires sont présents et prêts. Cela passe par vérifier les installations du traiteur, les équipements audiovisuels, et même la décoration, le tout avant l'arrivée des participants ;
Gestion des imprévus : Prévoyez des solutions de secours pour les problèmes courants, tels que des équipements techniques de rechange, des contacts d'urgence pour les prestataires, et des plans de repli pour les changements de dernière minute ;
Communication efficace : N’hésitez pas à utiliser des talkies-walkies ou des applications de communication afin de rester facilement en contact avec votre équipe en temps réel. Tout le monde pourra ainsi être immédiatement informé d’éventuelles modifications ou imprévus ;
Accueil des participants : Organisez un accueil efficace avec des hôtesses bien informées et des panneaux de signalisation clairs pour guider les participants et éviter les confusions ;
Surveillance continue : Gardez un œil sur le déroulement de l'évènement en faisant des rondes régulières et en vérifiant que tout se passe comme prévu. Soyez donc visible et disponible pour répondre aux questions ou résoudre les problèmes rapidement ;
Retour et ajustements : N’oubliez pas de recueillir des retours en temps réel des participants et des intervenants dans le but d’ajuster les aspects qui doivent l’être et d’améliorer l'expérience de chacun.

Pour plus d'informations et pour réserver une salle, c’est par ici ! Réserver

FAQ

Quels sont les avantages d'une conférence ?

Une conférence offre de nombreux avantages, tels que le partage de connaissances et d'expertise, le réseautage avec des professionnels du secteur, ou encore la possibilité de découvrir de nouvelles idées et innovations. Elle renforce également la visibilité de l'entreprise et favorise les collaborations futures, tout en motivant les employés et les partenaires !

Quelle est la durée idéale d'une conférence ?

La durée idéale d'une conférence varie selon le contenu et les objectifs, mais généralement, une journée complète, avec des pauses régulières, est optimale ! Cela permet de maintenir l'attention des participants et de maximiser l'impact des sessions. Pour des événements plus courts, une demi-journée peut suffire, surtout si les sessions sont intenses et bien structurées.

Quelle est la différence entre une réunion et une conférence ?

Une réunion est généralement plus petite et centrée sur des discussions et des décisions spécifiques, souvent entre collègues ou partenaires proches. Une conférence, en revanche, est un événement bien plus “large”, incluant souvent des présentations formelles, des ateliers et des sessions de networking, ce qui vise un public diversifié de professionnels (parfois issu de différentes entreprises ou secteurs d’activités). L'organisation d’une réunion de travail ou d’une conférence exige donc des préparatifs différents.

Comment bien débuter une conférence ?

Pour bien débuter une conférence, commencez par un accueil chaleureux et une introduction claire des objectifs de l'événement. Engagez les participants avec un discours d'ouverture inspirant, idéalement par un intervenant de renom. Ensuite, pensez bien à vérifier que toutes les informations logistiques sont communiquées clairement, puis lancez la première session avec une activité interactive ou une présentation captivante pour capter immédiatement l'attention ! Et le tour est joué !